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다음커뮤니케이션 한남 오피스(사진출저: Zoro님의 블로그 Exiting Zone)

시간관리에 대한 것들이 잘 나와있습니다.

시간관리의 핵심은 두가지입니다. 열심히 하는 것과 죽도록 하는 것이죠. 잠 안자면서 일하는 것이 최선이긴 하지만 사람이 안잘 수는 없고, 일단 성실하게 일하는 것, 그리고 똑똑하게 일하는 것(효율적으로 일하는 것)입니다. 하지만 여기까지 오르는 경지는 쉽지 않습니다. 성실함+스마트함이 방법입니다. 기본적인 왕도는 성실하게 일하는 것. 성실하지 않으면 스마트 할 수 없습니다.

시간관리에 있어서 가장 중요한 것은 열정입니다. 결국 열정이 있으면 일을 즐기게 된죠. 일을 즐기게 되면 자연스럽게 위즈덤과 시간부분은 따라온다. 그러므로 열정+즐거움이 가장 중요합니다. 하지만 상황은 언제나 바뀌게 마련, 시간에 따라서, 위치 직장등에 따라서 어떤 부분이 중요한지 상황에 따라 달라질 수 있습니다. 신입사원이나이나 신입생의 경우 성실함이 우선, 성실함이 쌓이게 되면 위스덤과 열정은 덩달아 따라옵니다. 시간관리의 요령은 다음과 같습니다.

시간관리의 기본 법칙 4가지

이렇한 과정 속에서는 필요한 툴들이 있습니다. 그리고 이것들이 쌓이게 되면 통찰력(insight)가 생깁니다.

예를 들어 무공을 습득하기 위해서 소림사에 가서 비급을 가졌다고 칩니다. 하지만 비급이 있다고 무공이 습득되는 것이 아니라 거기서 자신에게 필요한 비급을 확보하는 것이 먼저입니다.(fact 확보) 그 후에는 데이터화를 해야합니다. 훈련, 연습을 하여 데이터를 쌓으면 그것이 쌓여서 이소룡처럼 됩니다. 수많은 연습과 수련을 통해서 이루어집니다. 하지만 여기서 멈추면 안되고 나만의 새로운 권법을 창조하는 것이 더 중요합니다. 이소룡의 고유무술 절권도처럼요. 이렇게 되면 통찰력을 가졌다고 할 수 있습니다. 내공이 쌓인 것이죠.

그럼 본격적으로 소개하도록 하겠습니다.

To Do

내가 해야할 일을 제시간에 끝낼려면, 내가 무엇을 해야하는지 알아야합니다.. 하지만 직장인들은 자신의 할 일을 잘 알지 못합니다. 너무나 많은 일을 한꺼번에 하고 있기 때문이죠

첫번째 시간관리의 핵심은 기록하는 것입니다. 예를 들어 데스크탑상에서 메모를 띄어놓고 기록을 하여 우선순위와 누구에게 전달해야하는 지를 기록하는 것입니다. 가장 중요한 것은 자신이 할 일을 저장할 수 있는 자신만의 저장공간이 있어야한다는 것입니다.  야후 메모, 등등 노트 툴이 매우 많기 떄문에 To do 리스트를 쉽게 이용할 수 있습니다.

스마트폰의 캘린더를 이용하여 구글의 캘린더와 연동시킬 수도 있습니다. 그리고 메일을 이용할 수도 있는데 메일을 정리하다보면 중요한 메일만 남죠. 우선 저는 스팸을 먼저 걸러내고, 공지를 봅니다. 그리고 5분안에 답장을 줄 수 있는 것은 바로 답신을 보냅니다. 이렇게 걸러내게되면 메일이 몇 개 남지 않습니다. 그리고 남는 메일은 조금 생각하고 답신을 줘야할 메일과 같이 시간이 필요한 것들이죠.

자신이 할 일은 운선순위를 정할 수 있는데, 그 중에 가장 빨리할 수 있는 일을 하는 것이 효율적입니다.

GTD방법론에도 이런 방법이 나오는데, 일을 처리하는 데에 대한 프레임의 구조는 다음과 같습니다.

- 일이 들어오면 한곳에 저장하라.

- 파악을 한후에 액션이 필요없는 것들은 지우거나 다른곳으로 보내라.

- 리액션을 줄 수 있는 메일이라면 당장 보낼 것인가 말것인가 정하라.

지금 제가 말하는 것과 다르지 않다는 것을 알 수 있습니다.

Data 정리

데이터베이스에는 자료를 잘 정리하는 것이 중요합니다. 자료를 넷상에서 찾을 경우는 너무 많기 떄문에 자신이 수집한 자료들을 수집하여 정리해 놓으면 빠르게 찾을 수 있습니다. 잠자고 있는 파일들에 생명을 불어넣으세요. 잘 정리하고 분류하게 되면 업무속도를 개선시켜 줄 수 있습니다.

프로젝트 정리(To do 보다 중요)

전번의 프로젝트를 생각해보고 그 프로젝트를 떠올리며 지금 다시 그 프로젝트를 하면 내가 더 발전된 모습으로 프로젝트를 진행할 수 있는지 생각해보도록 합시다. 만약 자신이 발전할 수 있으려면 그 프로젝트에 대해 기억을 해내야 합니다. 내공이 쌓이면 프로젝트를 빠르고 효율적으로 진행할 수 있기 때문이죠.

프로젝트를 정리해놓으면 그 정리된 자료를 볼 때마다 예전기억이 새록새록 떠오릅니다. 이것을 왜 기록하느냐. 내공을 쌓으려고 입니다. 이것이 축적이 되게되면 knowledge나 wisdom이 쌓이게 됩니다. 그만큼 복기가 중요한 것이죠. 속기를 하게되면 인사이트가 쌓이게 됩니다. 그래서 프로젝트를 차곡차곡 정리하는 것이 중요합니다. 저같은 경우는 아웃룩을 이용합니다.

지금까지는 모래사장의 모래처럼 빠져나가지 않게 하기위해서 해야할 일이었습니다. 마지막으로 일정관리가 있습니다.

일정관리(시간관리의 핵심)

결론

시간과 일에 쫓기지 않으려면 기록을  잘하라, 파일정리를 하라, 프로젝트를 꼼꼼히 기록하라, 일정관리를 하라.

이미 머리가 알고 말하는 것을

성실히

꾸준하게

이왕이면 스마트한 툴을 사용해

실천하라

이 강연을 들으신 분들을 모니터링 해보면, 100명중에 50명은 하고싶어서 끄덕거리고, 50명은 잊어버리게 됩니다. 일단 50명은 실천에 방동이 걸리게 됩니다. 그중에 40명 정도가 포기하죠. 왜냐하면 너무 귀찮끼 때문입니다. 하루에 해야할 일이 너무 많기 때문에 시간낭비처럼 보여지고 하지 못합니다. 그리고 딱 10명이 남습니다. 그 10명중에 1년이상 하시는 분은 한두명입니다.

이왕이면 이러한 시간 관리들을 스마트한 툴들을 이용하면 쉽고 재미있게 할 수 있습니다. 그리고 이러한 귀찮은 것들을 극복할 수 있습니다. 이것은 결코 하루이틀 해서 된다는 점이 아님을 강조합니다. 꾸준한 기간동안 꾸준하게 진행해야만 여러분의 기억에 데이터 베이스가 축적되고 지식과 지혜가 되어 성숙하고 숙성이 됩니다. 결국 꾸준하게 기록하고 관리해야 합니다.

명함 정리 Tip

저는 명함 정리를 하는 데에 엑셀을 이용합니다. 간단한 설명을 기록하여 나중에 이 사람을 만날 때 찾기도 쉽고 일하는 데에 있어서 시간을 단축할 수 있기 때문이죠. 2000명이 넘는 데이터베이스를 쌓는 데에는 5년정도의 시간이 걸립니다. 그래서 꾸준히 하는 것이 필요합니다.

지금까지 말씀드린 것들을 모두 하려고 하지 말고 한두가지를 먼저 하는 것이 중요합니다.

질의 응답

질문) 웹에서 여러가지 활동을 해서 정보를 얻습니다. 트위터나 RSS를 통해 정보를 얻으실텐데 그것들을 하나로 통합하여 관리하는 노하우가 있으신지 궁금합니다.

답변) 오늘 강연에서는 설명하지 않았지만 여러가지 방법이 있습니다. 저는 여러가지 툴들을 이용합니다. 트위터Favorite, Dilicious, 구글리더를 이용합니다. 유용한 기사는 기록해 놓는 것이 중요합니다.

질문) 기록을 많이 하다보면 서비스가 없어지면서 이러한 기록들이 날아가서 난감할텐데 그것에 대해서 어떻게 하시는지 궁급합니다.

답변) 제가 잘 사용한 방법으로는 정말 중요한 데이터는 메일에다가 보관하는 것입니다. 메일함에 가게되면 유용한 기사들 중에서 나중에 활용될 수 있는 것들은 메일함에 보관하고 있죠. 기사들을 쭉 복사를 해서 메일로 보내버리면 이것들은 나중에 모여서 검색이나 분류를 이용하여 쉽게 원하는 자료를 찾을 수 있습니다.

질문) To do를 정리하실 때에 바탕화면의 메모장에다 정리하셨는데 개인적인 일과 업무적인 일을 따로 정리하시는지, 그리고 To do의 기간들을 어느정도로 나누시는 궁급합니다. 그리고 정리하신 폴더앞에 숫자를 넣으신 이유도 궁금하네요.

답변) 예전에는 개인업무와 회사업무를 엄청 짤라서 관리했습니다. 그렇게 한 이유는 일이 그렇게 많지 않았기 떄문입니다. 보통 to do에 10가지 이상이 되면 지치기 시작합니다. 그래서 과거, 일반 팀원이었을 때는 10개 미만의 일들을 나눠서 관리했습니다. 지금은 통합해서 관리하고 있습니다. 일주일 안에 할 수 있는 일은 To do에 넣고, 한달 단위의 대규모 프로젝트는 잘게잘게 쪼깨서 넣습니다.

폴더 앞에 번호를 넣은 것은 히스토리를 관리하기 위해서입니다. 프로젝트보단 시간이 중요하기 떄문에. 날짜별로 기록을 하기 쉽게 하기위해서 숫자를 넣었습니다.

질문) 부서를 이동하면서 파일을 정리를 해야할 때가 파일명에 대한 네이밍이라던지 태그의 기준은 무엇입니까?

답변)폴더 또는 파일 이름에 다 넣습니다. 폴더안에 들어있는 데이터는 나중에 검색할 것을 염두해서 폴더이름에다가 전부 집어넣습니다. 결국 폴더이름이 태그인 것이죠. 이는 나중에 검색하여 정보를 쉽게 찾을 수 있게 해줍니다.

강연중인 김지현 이사님

이렇게 강연이 끝났습니다. 주말인데도 불구하고 많은 분들이 오셔서 깜짝 놀랐습니다. 그리고 다음커뮤니케이션 건물이 주말에는 에어컨이 나오지 않는 것인지 참석하신 많은 분들이 모두 더위에 허덕였다는 것은 조그마한 에피소드일까요. 정말 더웠다구요.

그 뒤의 마인드맵을 이용한 프로젝트 관리 및 커뮤니케이션의 강연은 제가 약속이 있어서 듣지 못했지만 유익한 강연이었을 것 같네요. 오랜만에 주말을 보람차게 보낼 수 있어서 정말 즐거웠습니다.

p.s. 제가 길치인지 몰라도 다음커뮤니케이션에서 지하철역으로 오는데 길을 잃어 결국 택시를 타고 이태원역에서 복귀를 했다지요.